La réponse électronique aux marchés publics

Pendant longtemps autorisée pour les marchés formalisés (procédures d’appels d’offres, au dessus des seuils, marchés négociés, ….) la réponse électronique est accessible depuis plus de deux ans pour tous les marchés publics dont la valeur est estimée au-dessus de 90 000 € HT.
Si les collectivités ont le droit d’imposer la réponse électronique pour tout objet de marché, elles n’y ont pas nécessairement recours parce qu’elles ne se sentent pas à l’aise elles non plus avec cet outil.

Depuis le 1^er janvier 2012 et le changement de règlementation, pour tous les marchés supérieurs à 90 000 € HT, les collectivités ont l’obligation de diffuser leurs marchés publics leurs DCE (dossier de consultation des entreprises, contenant toutes les pièces mises à disposition des entreprises – CCAP, CCTP, RC, Plans, Cahier des charges, …), et d’accorder la réponse électronique. Si elles ne le font pas, elles sont en défaut vis-à-vis de leurs obligations de publicité et de transparence.

Si de plus en plus d’entreprises se mettent à la réponse électronique, il y en a un nombre très important qui ne saisit pas les opportunités de cette modalité de réponse à un marché.

–          Rapidité de réponse

–          Sécurisation de l’échange

–          Copie de sauvegarde

En effet, en application de l’article 56 du Code des marchés publics, cette dématérialisation des procédures permet aux candidats qui le souhaitent de télécharger l’ensemble des documents du dossier de consultation sur un réseau électronique et de déposer une offre par voie électronique à l’adresse mentionnée ci-dessus. (Conformément aux articles 48 et 56 du Code des marchés publics)

Le retrait des documents électroniques sur la plate forme de dématérialisation, n’oblige pas le candidat à déposer électroniquement son offre.

Il a la possibilité d’envoyer son offre soit sous format papier, soit sous forme dématérialisée. Il n’est pas possible de combiner les deux. Le choix du mode de transmission est irréversible.

Tout autre envoi dématérialisé (ex : par mail…) ne sera pas accepté.

Par contre, la transmission des plis sur support physique électronique (CD, disquette…) n’est pas autorisée. Seule une copie de sauvegarde électronique ou papier peut être remise sous pli. Cette copie est remise sous pli scellé dans les délais impartis et devra comporter obligatoirement la mention « copie de sauvegarde ».

Toute offre dématérialisée devra parvenir à destination avant la date et l’heure limite de remise des plis. Chaque transmission fera l’objet d’une date certaine de réception.

Le fuseau horaire de référence sera celui de Paris, Bruxelles, Copenhague, Madrid.

Les offres dématérialisées qui seraient transmises ou dont l’accusé de réception serait délivré après la date et l’heure limites ne seront pas prises en compte. Elles seront considérées comme étant hors délais.

Les documents transmis pas voie électronique pourront être rematérialisés après l’ouverture des plis.

Nous vous recommandons de détenir un compte sur les plateformes c’est gratuit et surtout obligatoire pour pouvoir exploiter toutes les fonctionnalités :

1 – Vous devez posséder un compte afin de déposer vos réponses électroniques.

2 – En cas de modification de la consultation, la collectivité doit être en mesure de vous transmettre les informations mises à jour.

Ces informations doivent être cruciales dans votre réponse :

– Modification des dates,

– Rectificatifs / compléments,

– Modification du DCE.

3 – L’utilisation d’un compte est également une obligation si vous souhaitez avoir accès aux questions/réponses.

Il est conseillé aux candidats de soumettre leurs documents à un anti virus avant envoi.

Tout document contenant un virus informatique fera l’objet d’un archivage de sécurité et sera réputé n’avoir jamais été reçu. Le candidat concerné en sera informé.

Afin de pourvoir lire les documents fournis par les candidats sur la plate forme de dématérialisation, les fichiers devront être transmis aux formats suivants : WORD, Excel, ACROBAT (PDF).

Afin d’empêcher la diffusion des virus informatiques, les soumissionnaires ne devront pas utiliser les fichiers exécutables notamment les « Exe », ni les « macros commandes » inclues dans les documents non exécutables.

Dans le cadre d’une remise de l’offre électronique, les documents constitutifs du dossier devront obligatoirement être signés électroniquement et être transmis dans les conditions qui permettent d’authentifier la signature de la personne habilitée à engager l’entreprise et de garantir l’intégrité du contenu de l’enveloppe unique.
Cette signature doit être apposée sur tout document nécessitant une signature.
Même si quelques documents ne doivent en théorie être signés, il vous faudra suivre les demandes de la collectivité pour vous prémunir contre tout rejet basique quelconque.

Le dispositif de signature électronique utilisé doit être sécurisé.

Pour pourvoir signer électroniquement son offre, le soumissionnaire (ou la personne habilitée à soumissionner) doit être titulaire d’un certificat électronique. Le certificat utilisé doit être référencé sur la liste disponible à l’adresse suivante :

http://www.lsti-certification.fr/images/liste_entreprise/Liste%20PSCe.pdf

Les prix varient en fonction des autorités de certification. Annuellement, ils oscillent entre 70 € à 130 € et leur durée est généralement de deux ou trois ans. Se renseigner sur les diverses offres existantes et choisir la plus adaptée techniquement mais aussi la plus avantageuse financièrement. Attention, les délais d’obtention peuvent aller de 48 heures à un mois. Ne pas attendre la dernière minute pour se le procurer. En outre, le CSE est délivré en mains propres pour vérifier l’identité du titulaire du certificat.

Le niveau minimum de signature exigé est le Niveau RGS**, obtenu auprès d’un tiers certificateur (réf ci-dessus)

L’entreprise a l’obligation de fournir à la collectivité les moyens de vérifier l’authenticité et la validité du certificat.

Au moment du dépôt de la réponse électronique, une copie de sauvegarde est obligatoirement créée sur votre ordinateur. Nous vous conseillons fortement de la transmettre à la collectivité en plus de votre réponse électronique.

L’intérêt de la copie de sauvegarde est qu’elle peut remplacer l’offre principale :

–          lorsque l’offre principale a été transmise mais ne peut pas être ouverte par l’acheteur public.

–          lorsque cette dernière contient un virus et ne peut donc être ouverte par l’acheteur public,

–          lorsque l’offre principale n’est pas parvenue dans les délais, par exemple pour des raisons d’aléas de transmission. Ce cas ne vise pas l’arrivée hors délai de l’offre du fait de l’imprévoyance de l’entreprise candidate,

Le dépôt d’une copie de sauvegarde permet donc de faire face à toute éventualité. Ce n’est cependant pas obligatoire. Moins d’une entreprise sur trois utilise le recours à la copie de sauvegarde.

Si elle est ouverte à la place de l’offre principale, elle s’y substitue totalement. La copie de sauvegarde doit donc contenir tous les éléments requis et être signée comme l’offre principale.

Transmise sur un autre support (CD-ROM, clé USB, support papier, mail etc.), elle doit être transmise dans les mêmes conditions de forme et de délai que l’offre principale, faute de quoi elle sera rejetée.